В медиахолдинге «Агентство Владимира Гревцова» завершен второй этап внедрения автоматизированной системы электронного документооборота на платформе системы DIRECTUM.

Основными критериями при выборе системы электронного документооборота были поддержка сложной организационной структуры холдинга, готовность для работы в территориально-распределенном режиме, возможность перевода в систему и оптимизации сложившихся деловых процессов медиахолдинга по работе с документами, поручениями, различными видами заявок. Как важный фактор рассматривалась гибкость системы, возможность ее адаптации, доработки и интеграции с другими информационными системами холдинга.

В результате проведенного анализа представленных на рынке Беларуси систем электронного документооборота была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM как наиболее полно соответствующая всем требованиям медиахолдинга.

В качестве исполнителя была выбрана компания «Новаком Групп» - белорусский партнер компании DIRECTUM, обладающий всеми необходимыми ресурсами и опытом для внедрения систем электронного документооборота любых масштабов.

В результате проекта в медиахолдинге была создана гибридная система делопроизводства и документооборота, совмещающая обработку бумажных и электронных документов, создано единое хранилище электронных документов, налажены исполнение и контроль поручений на всех уровнях с использованием системы DIRECTUM, разработаны и внедрены процессы автоматизированной обработки ряда документов на безбумажной основе, организован удаленный доступа к системе с использованием Web-технологий.

В ходе проекта было организовано обучение пользователей системы электронного документооборота – руководителей и сотрудников медиахолдинга, разработаны необходимые организационные документы, регламентирующие работу с системой.

Важно отметить, что в период выполнения проекта по внедрению системы электронного документооборота произошло территориальное разделение медиахолдинга - часть подразделений переехала в новые офисы в разных районах г. Минска. В этой ситуации использование системы электронного документооборота позволило организовать работу пользователей в привычном режиме, повысить эффективность взаимодействия за счет обеспечения доступности корпоративных информационных ресурсов из любого офиса, сэкономить средства за счет исключения ряда документов из бумажного документооборота, сохранить ощущение целостности организации.

Медиахолдингом используется ряд специализированных модулей системы DIRECTUM, повышающих эффективность работы, таких как модуль «Управление договорами» для ведения информации и обработки договорных документов; модуль «Управление совещаниями» для автоматизации подготовки и проведения совещаний, исполнения принятых решений; модуль «Канцелярия» для обработки и исполнения официальных документов медиахолдинга, файловое хранилище DIRECTUM Storage Services для хранения больших объемов разнообразного корпоративного контента и цифровых медиаданных.

В настоящее время система используется в режиме промышленной эксплуатации, автоматизирована работа с большинством документов, повысилась исполнительская дисциплина, укрепились горизонтальные связи между подразделениями, ускорилась процедура согласования документов, руководители подразделений получили возможность контроля состояния документов.

Планируется дальнейшее развитие системы электронного документооборота, охват новых деловых процессов, освоение ряда дополнительных возможностей, интеграция с существующими информационными системами и учетной системой на платформе 1С:Предприятие, переход к технологиям юридически значимого электронного документооборота.

О медиахолдинге «Агентство Владимира Гревцова»

Информационно-издательская компания ООО «АГЕНТСТВО ВЛАДИМИРА ГРЕВЦОВА», входящая в состав крупнейшего медиахолдинга в Республике Беларусь с частным капиталом, основана в 1992 году.

С 1993 года агентство занимается подготовкой и распространением оперативной экономической информации, с 1997 года издает журнал «Главный Бухгалтер». К 2009 году компания выпускает ряд тематических изданий для юристов, руководителей, бухгалтеров, кадровиков, менеджеров и других специалистов предприятия: бераторы, книги серий «Право и бизнес», «Справочник-ориентир», пятнадцать журналов - пять отраслевых бухгалтерских изданий («Главный бухгалтер. Строительство», «Главный бухгалтер. Банковская деятельности» и др.), четыре специализированных бухгалтерских издания (Главный бухгалтер. Ценообразование», «Главный бухгалтер. Ревизор»), журналы «Юрист», «Индивидуальный предприниматель», «Главный бухгалтер. Зарплата», «Малые предприятия» и др. ООО «АГЕНТСТВО ВЛАДИМИРА ГРЕВЦОВА» имеет филиалы во всех областных центрах Беларуси.

Основатель компании и медиахолдинга - Гревцов В.М., член Правления российского Союза издателей и распространителей печатной продукции (СИРПП), российской Ассоциации распространителей печатной продукции (АРПП), член Всемирной газетной ассоциации (WAN), Международной ассоциации газетных технологий (IFRA), Международной ассоциации газетного маркетинга (INMA).

Агентство Владимира Гревцова сегодня – это четкие, отлаженные технологии и высококвалифицированные сотрудники, которые считают своим главным принципом работы максимальное удовлетворение запросов потребителей.

«Достоверно и вовремя» – девиз Агентства Владимира Гревцова, которому оно следует на протяжении всей своей деятельности.